Conciliación bancaria: qué es, cómo se hace y cómo automatizarla en tu PYME
Actualizado el 27 de octubre de 2026 · Marian Maksymchuk, CEO de Yelloway
La conciliación bancaria es comprobar que lo que dice tu banco coincide con lo que dice tu contabilidad. Comparas el saldo y los movimientos de un periodo, encuentras las diferencias y las explicas o las corriges. En una PYME se hace al menos una vez al mes, y gran parte del trabajo se puede automatizar.
Cierras el mes, abres el banco y el saldo no cuadra con tu contabilidad. Faltan unos cientos de euros. O sobran. Y empieza la búsqueda: extracto en una pantalla, Excel en la otra, una factura que no aparece.
Esta guía es para ese momento. Te explicamos qué es la conciliación bancaria, cómo hacerla paso a paso con un ejemplo y qué partes puedes dejar de hacer a mano.
¿Qué es una conciliación bancaria?
Es el cruce entre dos versiones de tu dinero: la del banco y la de tu contabilidad.
El banco anota lo que entra y sale de tu cuenta. Tu contabilidad anota lo que tú registras: facturas de clientes, facturas de proveedores, cobros y pagos. En teoría, las dos historias cuentan lo mismo. En la práctica, casi nunca coinciden a la primera.
Conciliar es poner las dos una al lado de la otra, movimiento a movimiento, hasta que cada diferencia tenga una explicación. A veces la respuesta es simple: un pago que el banco aún no ha cargado. Otras veces es un error que conviene corregir cuanto antes.
En la contabilidad de una empresa española, la cuenta bancaria suele ser la cuenta 572 del Plan General de Contabilidad («Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros»). Conciliar es comprobar que el saldo de esa cuenta y el del extracto cuentan la misma historia.
¿Para qué sirve la conciliación bancaria?
Sirve para saber cuánto dinero tienes de verdad y para detectar los errores antes de que crezcan.
- Ver tu tesorería real. El saldo del banco no te dice qué pagos están en camino. La contabilidad sola no te dice qué ha cobrado ya el banco. Juntas, sí.
- Encontrar errores a tiempo. Una factura duplicada, un importe mal tecleado o un cobro sin registrar. Cuanto antes aparecen, más fácil es arreglarlos.
- Detectar cargos que no esperabas. Comisiones, recibos domiciliados que ya no usas o cargos que no reconoces.
- Cerrar el mes y los impuestos con calma. Tu gestoría trabaja mejor con una contabilidad cuadrada. Y tú duermes mejor.
¿Es obligatoria la conciliación bancaria?
No hay una ley que obligue a hacer la conciliación bancaria como trámite. Pero sí la obligación de que tu contabilidad sea fiable.
El Código de Comercio dice en su artículo 25 que todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa. Y el artículo 30 pide conservar los libros y los justificantes durante seis años.
Conciliar el banco es la forma más práctica de demostrarte a ti mismo, a tu gestoría o a una inspección que esa contabilidad es correcta.
¿Cada cuánto hay que hacer la conciliación bancaria?
Para la mayoría de PYMEs, una vez al mes es suficiente. Si tienes muchos movimientos diarios, una vez a la semana te ahorra sustos.
La regla útil es esta: cuanto más tiempo pasa entre una conciliación y la siguiente, más cuesta encontrar el origen de cada diferencia. Un mes se revisa en una tarde. Un trimestre entero puede llevarte varios días.
¿Cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso?
Necesitas tres cosas: el extracto del banco del periodo, el mayor de la cuenta bancaria en tu contabilidad y las facturas de ese periodo.
- Descarga el extracto del banco. Muchos bancos lo dan en PDF, Excel o en un fichero estándar llamado Norma 43 (o Cuaderno 43), que la mayoría de programas contables pueden importar.
- Saca el mayor de tu cuenta bancaria del programa de contabilidad, con las mismas fechas.
- Compara los saldos finales. Si coinciden, revisa por encima y listo. Si no, sigue.
- Cruza movimiento a movimiento. Marca cada línea del banco que tiene su pareja en la contabilidad, y al revés.
- Apunta lo que queda sin pareja. Esas son tus diferencias.
- Explica cada diferencia. ¿Es un desfase de fechas? ¿Algo sin registrar? ¿Un error?
- Corrige en la contabilidad lo que falta o está mal, y deja anotados los desfases que se resolverán solos.
- Comprueba que los saldos ajustados coinciden. Si cuadran, guarda la conciliación con su fecha.
Ejemplo de conciliación bancaria
Ejemplo. Las cifras son inventadas para explicar el proceso.
Un taller cierra marzo. El banco dice 12.480 €. La contabilidad dice 10.723 €. Hay 1.757 € de diferencia. Al cruzar los movimientos aparecen cuatro motivos:
- El 31 de marzo el taller pagó 600 € a un proveedor. Está en la contabilidad, pero el banco todavía no lo ha cargado.
- El banco cobró 25 € de comisión que nadie ha registrado.
- Un cliente pagó una factura de 1.200 € por transferencia. El cobro está en el banco, pero no en la contabilidad.
- Una factura de proveedor se pagó por 875 €, pero en la contabilidad se apuntó 857 €. Un número cambiado de sitio: 18 € de diferencia.
| Concepto | Banco | Contabilidad |
|---|---|---|
| Saldo a 31 de marzo | 12.480 € | 10.723 € |
| Pago a proveedor aún no cargado por el banco | −600 € | — |
| Comisión bancaria sin registrar | — | −25 € |
| Cobro de cliente sin registrar | — | +1.200 € |
| Error al registrar un pago (875 € en vez de 857 €) | — | −18 € |
| Saldo conciliado | 11.880 € | 11.880 € |
Ahora las dos versiones cuentan lo mismo. El pago de 600 € aparecerá en el banco en unos días. Los otros tres puntos se corrigen en la contabilidad.
¿Por qué no cuadra el banco con la contabilidad?
Casi siempre por alguno de estos motivos:
- Desfases de fechas. Pagos o cobros que ya están en un lado y aún no en el otro.
- Movimientos sin registrar. Comisiones, intereses, recibos domiciliados o cobros que nadie apuntó.
- Importes mal tecleados. Dos cifras cambiadas de sitio, una coma en el sitio equivocado.
- Facturas duplicadas. La misma factura del mismo proveedor registrada dos veces.
- Un pago que cubre varias facturas. El banco ve un solo movimiento; la contabilidad, tres facturas.
- Facturas que nunca llegaron. Hay un cargo en el banco y falta el documento que lo justifica.
Lo bueno: son siempre los mismos tipos de error. Y lo que se repite se puede automatizar.
¿Cómo automatizar la conciliación bancaria?
Hay tres formas, de más manual a más automática. No compiten: muchas PYMEs combinan dos.
1. Una hoja de Excel. Pegas el extracto en una pestaña y el mayor en otra, y cruzas con fórmulas como BUSCARV. Es gratis y flexible. Pero alguien tiene que preparar los datos cada mes, y las fórmulas se rompen con facilidad.
2. Tu programa de contabilidad. Muchos programas importan el extracto (a menudo en Norma 43) y proponen parejas automáticas con reglas: mismo importe, fechas cercanas, mismo proveedor. Ahorra mucho tiempo en lo repetitivo. Lo que no encaja en las reglas sigue quedando para ti.
3. Un agente de IA. Un agente IA es un programa que entiende documentos y sigue tus instrucciones. Lee las facturas aunque lleguen en PDF, Excel o foto, las cuadra con tu contabilidad y te explica en palabras normales qué no encaja y por qué. Tú revisas y apruebas.
| Comparación | Hoja de Excel | Software contable | Agente de IA |
|---|---|---|---|
| Qué hace | Cruza datos con fórmulas | Propone parejas con reglas | Lee, cuadra y explica las diferencias |
| Facturas en PDF o foto | Hay que teclearlas | Según el programa | Las lee directamente |
| Excepciones | Te las deja a ti | Te las deja a ti | Las separa y te dice el motivo |
| Trabajo cada mes | Alto | Medio | Bajo: revisar y aprobar |
| Quién decide | Tú | Tú | Tú |
¿Cuánto tiempo ahorras automatizando la conciliación?
Depende de cuántos movimientos y facturas tengas. No te vamos a dar una cifra inventada. Lo que sí podemos decirte es dónde se va el tiempo hoy:
- buscar la factura de cada pago;
- teclear datos que ya están en un PDF;
- perseguir lo que no cuadra.
La automatización ahorra sobre todo en esas tres cosas. El tiempo que te queda es el que de verdad necesita tu criterio: decidir qué hacer con lo que no encaja.
Un buen ejercicio: este mes, apunta cuántas horas dedicas a cuadrar. Ese número es tu punto de partida.
Checklist de conciliación bancaria mensual
- Extracto del banco del mes descargado (PDF, Excel o Norma 43).
- Mayor de la cuenta bancaria con las mismas fechas.
- Todas las facturas de proveedores del mes recibidas y registradas.
- Todas las facturas de clientes del mes emitidas y registradas.
- Saldos finales comparados.
- Cada diferencia explicada: desfase, sin registrar o error.
- Comisiones e intereses registrados.
- Errores corregidos en la contabilidad.
- Desfases anotados para revisar el mes siguiente.
- Conciliación guardada con fecha y enviada a tu gestoría.
Cómo lo hace el agente de conciliación de Yelloway
Nuestro agente de conciliación bancaria con IA se encarga de la parte más pesada: las facturas de proveedores.
Lee cada factura en PDF, Excel o foto. La cuadra con tu contabilidad en Holded. Y te deja la lista de lo que no encaja, con su motivo: una factura sin pago, un importe distinto, una factura duplicada o datos incompletos.
Tú revisas y apruebas. Si quieres, el agente registra después los asientos en Holded, o deja que lo sencillo entre solo y te reserva lo complejo. Si trabajas con una gestoría, se lo pasas ya ordenado.
Entra en el plan Esencial: 270 €/mes + IVA en plan anual, con la puesta en marcha incluida. O plan mensual sin permanencia: 920 € de pago inicial y 200 €/mes + IVA. Todos los detalles en Precios.
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